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會議服務

會議常識

 

(一) 主持人的禮儀

各種會議的主持人,一般由具有一定職位的人來擔任,其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。
1.主持人應衣著整潔,大方莊重,精神飽滿,切忌不修邊幅,邋里邋遢。
2.走上主席臺應步代穩健有力,行走的速度因會議的性質而定,一般地說,對快、熱烈的會議步頻應較慢。
3.入席后,如果是站立主持,應雙腿并攏,腰背挺直。持稿時,右手持稿的底中部,左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺直,雙臂前伸。兩手輕按于桌沿,主持過程中,切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4.主持人言談應口齒清楚,思維敏捷,簡明扼要。
5.主持人應根據會議性質調節會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩,或活潑。
6.主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,或會議休息時間可點頭、微笑致意。

 

(二) 會議發言人的禮儀

會議發言有正式發言和自由發言兩種,前者一般是領導報告,后者一般是討論發言。正式發言者,應衣冠整齊,走上主席臺應步態自然,剛勁有力,體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要。如果是書面發言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發言則較隨意,應要注意,發言應講究順序和秩序,不能爭搶發言;發言應簡短,觀點應明確;與他人有分歧,應以理服人,態度平和,聽從主持人的指揮,不能只顧自己。
如果有會議參加者對發言人提問,應禮貌作答,對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由,對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態。

 

(三) 會議參加者禮儀

會議參加者應衣著整潔,儀表大方,準時入場,進出有序,依會議安排落座,開會時應認真聽講,不要私下小聲說話或交頭接耳,發言人發言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。

無論你做什么聚會,集會的主持人,首先要對參加該會的名人及準備講話的要人的名字了如指掌,其次才是會議的程序、目的、安排等事務,別擔心要說什么,只要你能輕松自如地把說話人和聽眾相會在一起,并制造出友好融洽的氣氛,在他們彼此之間建立起興趣的橋梁,你的任務就算完成了。因 此沒有什么比你對演講或說話人的介紹更重要的?;謊災?,你得通過自己的語言把演講者推銷給聽眾、同時也要把他們演講的內容推銷給聽眾,而且理應在最短的時間里把這些事情做完、做好,如果你能明白這些,那么很快你就會成力大家 爭相邀請的節目或聚會主持人了。

1、徹底準備好自己要說的話

作為主持人,可供你說的時間非常短,幾乎不超過一分鐘,如果你不知道搜集事實:包括講話人的題目,他講這個題目的資格,以及他的名字這三方面的內容,那又如何會引 起聽眾的特別興趣呢!

當我們看電影時,就希望是自己熟知且喜愛的明星的影片,諸如鞏俐、劉曉慶、周潤發。

當我們看小品時,就希望是趙本山、黃宏、陳佩斯。

當我們聽相聲,就喜歡馮鞏、牛群等。

總之我們要確知下面的內容是否吸引人,而主持人就是要把這方面的訊息反饋給聽眾?!拔頤譴蠹葉家孕朔芪薇鵲鈉詿群蚶畹孿壬墓飭?,我們從他人著作里似乎已經象個老朋友般地認識他了。事實上我想我并不夸張,他的大名在本城已經家喻戶曉,我個人非常榮幸地邀請到他,到這個會上來跟大家見面……”

做主持人最大的毛病就是說得大長,搞得聽眾煩燥不安,有些人則縱情于雄辯的幻想中,想使聽眾深深記住自己?;褂行┤說拇砦?,則是喜歡扯些笑話,有時品味并不怎么高,有心想使自己的日才發揮效力,卻反而適得其反。所以一定要記住,你不是中心,你只是配角或綠葉。你的任務是突出別人、襯托別人。

 

2、熱誠且真心真意

介紹程序及講演人時,態度和講辭同等重要,你應該盡量友善,不必說自己多高興,只要在介紹時表現出真心的愉快。另外,當你宣布演講者的名字時,請切勿轉身向他,而應展目望向聽眾,至最后一個音節說出為止,然后才轉向演說人;這樣順勢把聽眾的視線帶到表演者的身上,然后悄然退下。

人類心靈最深摯的渴望是要求認可。我們都想一生與人和睦相處,我們郡想受人稱贊、推崇。所以別人的推薦,哪怕是很短的一句話,內心都會很敏感,很關注,如果主持人能真心真意地推介一個人,我想一定會給予他莫大的鼓舞和力量,同時也給予他一定的信心。

“你的電話怎會接錯?為什么你從西安打至廣州的電話反而比在同一城市從一個單位打到另一個單位還來的快?我們的演講人知道答案,以及其他一切有關電話問題的答案,二十年來,他一直從事這種工作,并對電話服務這個工作感情濃厚,倘若其中有被電話這一間題困擾過的人,就請聽一下這位發言人的發言吧!”

以上的那位將發言的發言人或許只是默默無聞的普通人,在他對自己的講話充滿畏懼心和缺乏信心的時候,這位主持人卻巧妙把他推上講臺。我想無論是聽眾還是他本人在聽了主持人剛才一番真切地介紹之后,難道會沒有興趣和信心把這方面問題講明白,聽明白?

此沒有什么比你對演講或說話人的介紹更重要的?;謊災?,你 得通過自己的語言把演講者推銷給聽眾、同時也要把他們演講的內容推銷給聽眾,而且理應在最短的時間里把這些事情做完、做好,如果你能明白這些,那么很快你就會成為大家爭相邀請的節目或聚會主持人了。


選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?

1.列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理,表明了酒店的條件好壞,將大大便于各個場所的比較和選擇。

2.選擇合適類型的場所
選擇適合的會議場所,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。
酒店:(按類型劃分)
商務型酒店:
這類酒店無論在外部設計,還是在內部裝修,以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層),一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議,有一個或多個多功能廳,24小時全天候辦公,有較強的服務能力,此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。
度假型酒店:
這類酒店一般建在旅游勝地或海邊,外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色,集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展,度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動,這些無疑大大方便了會議單位。
(按地點劃分)
位于市中心:
在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區,那么選擇這樣的酒店是明智的?;嵋槌锘咭話閬不堆≡裎揮誒硐氳某鞘欣鍇疑枋┖凸δ芷肴氖兄行木頻?,這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。
位于市郊:
對于當地可驅車前往的與會者來說,這類酒店是大受歡迎的。

3. 會議類型與場所的搭配
舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所(公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點)。
研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境(培訓中心或其他寧靜場所最為適合)。
重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝,會議的目的是對杰出表現予以獎勵。
對于交易會和新產品展示會,需要選擇有展廳的場所,還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。

4.現場參觀注意事宜
在考慮去做現場參觀之前,先檢查一下是否已具備了前提條件:
報價方接受和同意會議名細表中各項事宜;
報價房應是后選名單中較好的一個;
對報價方擬訂的合同條款基本接受。

5.親臨現場實地考察
對于親臨現場進行考察應注意以下五點:
會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題;
只要可能,一定要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀,因為這會使酒店產生直接費用;
不要出于個人原因再次參觀酒店;不要隨帶家屬同行;
想一想,是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好,還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的;
考慮另一家酒店作為“備選”。

 
張家界商務會展
會議接待流程
  • 1、張家界乃世界著名旅游勝地,旅游團隊較多,酒店客房有限,為確?;嵋榭頭?,必須提前15天預訂。
  • 2、預訂會議用房時,需支付一定的預定金,與會代表接站方式需提前通知,確保接站用車流暢。
  • 3、會議如需安排大型民俗風情歌舞表演需提前預約,包含節目定制、安排等事項;會議代表紀念品等定制方案及數量。
  • 4、會議完畢后考察張家界景區,由于人員較多,需按組分派車輛;確定每小組負責人。
  • 5、會議旅游考察途中,由于隊伍龐大,游覽時間有差異,每組負責人需配合導游人員的合理安排。
 
 
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